TIETOSUOJASELOSTE ASUKKAILLE JA HENKILÖKUNNALLE
Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten Paimio-Koti Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja tuottaakseen asukkaille ne asumispalvelut, jotka mahdollistavat ympärivuorokautisen ja yhteisöllisen asumisen Paimio-Kodissa, sekä työskentelemisen Paimio-Kodin työntekijänä.
1. PAIMIO-KOTI OY:N ASIAKAS- JA HENKILÖKUNTAREKISTERIN REKISTERINPITÄJÄ
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Paimio-Koti Oy, joka huolehtii siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Paimio-Koti Oy
Yritystunnus: 0782604-0
Osoite: Kakskerrantie 618, 20960 Turku
Puhelin: 02 2792100
Johtaja
Juha Raudaskoski
Paimio-Koti Oy
Kakskerrantie 618, 20960 Turku
Puhelin: 0400-533965
Tietosuojavastaava:
Marjo Melasuo, vastaava hoitaja
Paimio-Koti Oy
Kakskerrantie 618, 20960 Turku
Puhelin: 040-7441051
2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN
Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja sinun suostumuksellasi, jonka olet antanut meille
a) Tarjotaksemme sinulle ympärivuorokautista tai yhteisöllistä asumispalvelua asuessasi asumispalvelupaikalla Paimio-Kodissa.
tai
b) Hoitaaksemme ja hallinnoidaksemme työsuhdettasi lainmukaisten työnantajavelvoitteiden mukaisesti työskennellessäsi työntekijänä Paimio-Kodissa.
Paimio-Kodin asukas
Käsiteltäviä henkilötietoja saadaan pääasiassa asukkaalta itseltä, ja niitä kertyy asiakastietojärjestelmäämme hänen ollessaan Paimio-Kodin tuottamalla asumispalvelupaikalla.
Asukkaita koskevat, käsiteltävät henkilötiedot ovat seuraavat:
- Henkilö- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta, sukupuoli).
- Omaisen nimi ja yhteystiedot.
- Terveydentilaan ja lääkitykseen liittyvät tiedot.
- Myönnetyt palvelut ja etuudet (maksusitoumukset).
- Hoitosuunnitelma, hoitoon liittyvät päivittäiskirjaukset ja muut hoitotiedot.
- Saapumis-, poistumis- ja poissaolotiedot.
- Käyttövaroihin liittyvät tiedot, jos palveluyksikkö (Paimio-Koti Oy) avustaa asiakkaan käyttövarojen käytössä.
- Laboratorionäytteitä varten tutkimuspyynnöt, nimi ja henkilötunnus.
Paimio-Kodin työntekijä
Käsittelemämme henkilötiedot saadaan työntekijältä hänen aloittaessaan työsuhde Paimio-Kodissa ja antaessa verotustietonsa. Henkilötietoja käsitellään työsuhteen aikana työvuorojen järjestämiseksi, palkanlaskennan suorittamiseksi, sekä muiden työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi. Käyttäessä sähköistä asiakashallintajärjestelmää hoitohenkilökuntaan kuuluvana, syntyy asiakastietoihin henkilötietoja (mm. potilasasiakirjamerkinnät ja lokitiedot).
Henkilökuntaa koskevia henkilötietoja ovat:
Asiakastietojärjestelmässä:
nimi, ammattinimike/tehtävä organisaatiossa, järjestelmän käyttöoikeuden alku- ja loppuajankohta.
Työvuorosuunnitteluohjelmassa:
nimi, ammattinimike, työvuorot ja lomakertymät.
Tilitoimistossa:
nimi, ammattinimike, työvuoro- ja lomaoikeustiedot, yhteystiedot (kotiosoite), verotustiedot.
Työterveyshuolto:
nimi, henkilötunnus, ammattinimike, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja (esim. sairaslomatodistukset) säilytetään suojattuna erillään tästä rekisteristä.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Keräämme ja käsittelemme asukkaiden henkilötietoja, jotka ovat tarpeen palvelun tilaajan (Varha) määrittelemän asumispalvelun tuottamiseksi (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1. sekä artikla 9, kohdat 2. ja 3.)
Keräämme ja käsittelemme Paimio-Kodin työntekijöiden henkilötietoja työsuhteiden hoitamiseksi työnantajaa velvoittavien lakien ja määräysten mukaisesti (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1).
4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET
Paimio-Koti käyttää asiakastietojärjestelmää asukkaiden hoidon dokumentointiin. Asiakastietojärjestelmä on selainpohjainen tietokoneohjelma, jota Paimio-Kodin hoitohenkilökunta käyttää asukkaiden hoidon suunnitteluun ja raportointiin.
Asiakastietojärjestelmän tuottaja toimii Paimio-Kodin (rekisterinpitäjä) asukkaiden ja henkilökunnan henkilötietojen käsittelijänä.
Työvuorosuunnitteluohjelma toimii Paimio-Kodin henkilötietojen käsittelijänä, koska yritys tuottaa selainpohjaisen Paimio-Kodin käyttämän työvuorojen suunnitteluohjelman.
Tilitoimisto toimii Paimio-Kodin asiakas- ja henkilökuntarekisterin henkilötietojen käsittelijänä hoitaessaan palkanlaskentaa ja sairauspäivärahahakemuksia, sekä asukkaiden laskutusta.
Työterveyshuolto pitää rekisteriä Paimio-Koti Oy:n työntekijöistä (lakisääteinen työterveyshuolto).
Kotisairaanhoito toimii Paimio-Kodin asiakastietojen käsittelijänä tuottaessaan näytteenottopalveluja Paimio-kodin asukkaille.
Psykiatrian erikoislääkäri on Paimio-Kodin henkilötietojen käsittelijä. Psykiatri toimii Paimio-Kodin lääkärinä toiminimellä, ja käyttää Paimio-Kodin asiakastietojärjestelmää.
Paimio-Koti on erillisin sopimuksin ohjeistanut EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksen mukaisesti em. henkilötietojen käsittelijät noudattamaan Paimio-Kodin määrittelemiä tietojenkäsittelyperiaatteita.
Paimio-Kodin asukkaiden tai työntekijöiden henkilötietoja käsittelevillä ei ole oikeutta luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, tai alihankkijoille ilman Paimio-Kodin saamaa ilmoitusta.
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN MAANTIETEELLINEN ALUE
Henkilötietojen sijainti ja käsittely on EU/ETA alueella.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Henkilötietoja säilytetään tarpeellisilta osin työ- ja asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvien lakien vaatimassa laajuudessa. Kaikki tieto, jota ei vaadita säilytettäväksi, hävitetään asukas- tai työsuhteen päätyttyä lain määräysten mukaan.
Asumispalvelun piirissä olevien asukkaiden henkilötietojen säilytysajat perustuvat potilasasiakirjoista säädetyn asetuksen määräyksiin (Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 94/2022). Yleisesti asetus edellyttää, että säilytysaika on 12 vuotta potilaan kuolemasta.
Työsuhteesta syntyy useita asiakirjoja, joissa olevia henkilötietoja Paimio-Koti rekisterinpitäjänä käsittelee. Näiden asiakirjojen säilytysajat perustuvat joko lakiin, kanneaikoihin tai suosituksiin. Tässä selosteessa liitteenä esimerkein säilytysaikoja, joita työnantaja on velvollinen oman oikeusturvansa ja lakien mukaan noudattamaan (ks. sivu 5).
Myös potilastietojen käsittelyssä syntyy henkilökunnan henkilötietoja ja niiden säilytysajat perustuvat Sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen 94/2022 (ks. asukkaiden henkilötietojen säilytysajat yllä).
Säilytysajan päätyttyä tieto on hävitettävä (henkilötietolaki). Jos tietoa tarvitaan esim. tilastointia varten, se säilytysajan päätyttyä pseudonymisoidaan, eli yhteys yksittäiseen henkilöön hävitetään.
Henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain, tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.
7. SINUN OIKEUTESI
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai, joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille antamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, sovellettavan lain mukaisesti.
Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta. Tulee kuitenkin huomioida, että asumispalvelun tarjoaminen, sekä työsuhteen hoito perustuu sopimuksiin ja lainsäädäntöön, jotka voivat rajoittaa oikeuksiasi.
Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä tai esittämällä pyynnön Paimio-Kodin tietosuojavastaavalle. Yhteystiedot selosteen alussa.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot löytyvät netistä, tai Paimio-Kodin tietosuojavastaavalta.
8. TIETOTURVA
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.
9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Meillä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Muutettu seloste on nähtävillä tässä samassa paikassa ja asiasta ilmoitetaan rekisteröidyille aina erikseen.
10. OTA YHTEYTTÄ
Voit kysyä tästä selosteesta tai henkilötietojesi käsittelystä ottamalla yhteyttä tietosuojavastaavaan. Yhteystiedot selosteen alussa.
LIITE
Työntekijän henkilötietojen SÄILYTYSAIKOJA ERI PERUSTEIDEN ja asiakirjojen MUKAAN
TYÖAIKALAKI
Työvuoroluettelot, tieto työajan tasoittumisesta, perustositteet ja palkkakuitit. Säilytysaika on kanneaika, joka on työsuhteessa seuraavat kaksi täyttä kalenterivuotta ja kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä.
PALKKA- JA VUOSILOMAKIRJANPITO
Verotuksen takia kumpikin kirjapito tulee säilyttää käytännössä 6 vuotta.
Työsopimuslaki
Määrää mm. palkkasaatavien vanhenemisesta ja työtodistusten antovelvollisuudesta. Näihin liittyvien henkilötietojen säilytysajat eri syistä vaihtelee 2-10 vuotta.
ENNAKKOPERINTÄ- JA KIRJANPITOLAKI
Asiakirjat 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta.
Henkilötietolaki
Työntekijöiden sairauslomatodistuksia ja muita terveyteen liittyviä tietoja, joita tulee säilyttää erillään muista rekistereistä sekä fyysisesti että sähköisesti saa säilyttää kaksi vuotta kerrallaan. Arvio säilytyksen jatkamisesta kahden vuoden välein.
Lähde:
Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysaikojen -artikkeli
Emme kerää sivustomme kautta käyttäjästä tietoja tai tallenna henkilötietoja. Tietoja esim. ei kerätä Google Analyticsin kautta eikä sivustolla ole "cookie"-evästeitä eli keksejä. Mikäli haluatte asiasta lisätietoja, voitte olla yhteydessä tietosuojasta vastaavaan ihmiseen.